Jak vybrat redakční systém, který projektu sedne jako ulitý

Web je nástroj k dosažení cílů. Znáte je?

Nikdy nezapomínejte na to, že web, tedy i redakční systém, je nástroj. A vy vybíráte nástroj, který bude vhodný přesně pro vás.

Vždycky byste se proto měli nejdřív podívat na své cíle. A ještě víc pak na strategii, která vás k nim dovede. Jakou roli v ní hrají webové stránky?

K čemu vám bude nákladné enterprise řešení, když jednou za čtvrt roku přidáte na web novinku. Anebo naopak proč sabotovat výkon vašeho skvělého redakčního týmu CMSkem, které pokročilé funkce pro přípravu, publikaci a správu obsahu vidělo jen z rychlíku.

Jasně u jednoduché firemní vizitky bez velkých marketingových ambicí to asi nemusíte moc řešit, pokud má ale váš projekt vyšší ambice, bez strategie se nehnete.

Pokud žádnou strategii pro online nemáte, pak je téměř jisté, že budete vybírat naslepo. Budete vybírat něco, o čem sami nevíte, k čemu to přesně potřebujete a co to má umět.

Zapojte do výběru CMS důležitá oddělení

Výběr redakčního systému je komplexní otázka. Pokud jste firma o několika lidech, patrně spolu všechny důležité body proberete relativně rychle. U větších společností může ale proces výběru trvat i několik měsíců. Už proto, že by se do něj měla zapojit jednotlivá oddělení.

Proč? Protože IT bude třeba zajímat, zdali a jak půjde propojit stávající infrastrukturu s novým řešením. Obchodní tým možná přemýšlí, že je nejvyšší čas začít na webu prodávat a více ho propojit s podnikovým CRM. Holky a kluci z marketingu by zase rádi využívali automatizaci v podobě e-mail marketingu či personalizace webového obsahu.

Na některé oblasti patrně ani nebudete mít in-house odborníka, a tak bude třeba požádat o konzultaci externího specialistu.

Od možností a potřeb ke konkrétním funkcím CMS

Strategii máte, debata proběhla, sešla se vám řada podnětů. Při zvažování a rozhodování, co za CMS zvolit, budete pracovat s dvěma oblastmi, které spolu úzce souvisí a ovlivňují se. Jsou to vaše možnosti a vaše potřeby.

Vaše možnosti

Ať chcete, nebo nechcete, základním korektivem veškerého uvažování jsou samozřejmě finanční a personální možnosti. Nalijte si tedy čistého vína a reálně ty své zhodnoťte.

Otázky

Kolik prostředků můžeme vynaložit na jednorázovou implementaci CMS? Kolik na zaškolení a trénink editorů či webmastera? Kolik na pravidelnou technologickou správu redakčního systému?

Máme či budeme mít vlastní programátory a kodéry, nebo svěříme implementaci a servis CMS třetí straně? Nebo jinak, chceme a můžeme se starat o technologický provoz webu?

Zejména u dlouhodobých projektů pamatujte i na to, že nesmíte všechny peníze utratit na přípravu webu. Naopak, větší část si ponechte na vlastní rozjezd a marketing v prvních měsících. V číslech by to mohlo být vyjádřeno poměrem 40 % na 60 %, anebo ještě lépe 30 % na 70 %.

Vaše potřeby

Druhou oblastí je detailní pohled na to, co od webu potřebujete. Co skutečně potřebujete. Zodpovídání těchto otázek by mělo vyústit v soupis vlastností a funkcí „ideálního“ CMS.

Otázky

Potřebujeme grafiku na míru, nebo lze projekt provozovat s přizpůsobenou šablonou?

Bude web středobodem našich marketingově-obchodních aktivit nebo půjde jen o základní firemní/projektový web? Budeme na stránkách sbírat důležitá byznysová data a osobní údaje?

Jak často budeme aktualizovat obsah na webu? Plánujeme vést blog? S jak velkým redakčním týmem?

Budeme přes webové stránky přímo prodávat? V případě, že ano, jak moc pokročilý prodej to má být?

Potřebujeme web propojit s dalšími firemními nástroji a aplikacemi, jako je CRM, účetní systém nebo skladové hospodářství?

Při formulování odpovědí na základní otázky, co od webu, resp. redakčního systému potřebujete, vám často vyvstane řada dalších, konkrétnějších otázek. Při hledání odpovědí tak pravděpodobně získáte nejen slušný vhled do oblasti content management systémů, ale zároveň budete své požadavky konkretizovat do podoby jednotlivých funkcionalit.

Funkce redakčního systému

Seznam konkrétních funkcí vám pak poslouží k tomu, abyste mohli zodpovědně porovnat jednotlivá řešení.

U větších projektů bude list požadavků obsahovat velké množství položek. Na řadu tak přichází prioritizace, kdy jednotlivé funkce ohodnotíte z pohledu důležitosti pro svůj byznys.

Při hodnocení můžete pracovat s dvojčlennou metodou must-have versus nice-to-have. Čím více je požadavků, tím více se osvědčuje metoda MoSCoW, tedy:

• must-have (A) pro základní funkce a parametry, které CMS musí bezpodmínečně mít;
• should-have (B) pro důležité funkce a charakteristiky, které výrazně usnadní práci;
• could-have (C), to by měly být věci, které by se vám hodily, ale nejsou kriticky důležité pro výkon webu;
• would-have (D) pro funkce, které by byly sice pěkné, ale aktuálně je tolik nevyužijete nebo pro ně celkem snadno najdete alternativní řešení.

Při hodnocení zohledňujte nejen aktuální stav, ale myslete i na budoucí potřeby projektu. Obchodní smysl totiž většinou dává, aby vám web s CMS vydržely aspoň pár let.

Na druhou stranu se vyhněte přehnaným očekáváním typu, že za rok vyrostete o stovky procent, a proto už teď musíte mít web, resp. redakční systém integrovaný s kdejakou pokročilou analytikou a CRM.

Příklad: Online prodej na webu

Výchozí stav, možnosti, plány, potřeby

Firma o 3 lidech nabízí výrobu hrníčků na zakázku. Zákazníci mají na webu k dispozici katalog 20 položek, z nichž si vybírají a e-mailem či telefonem objednávají. V nejbližších letech se neplánuje dramatické zvýšení počtu nabízených vzorů. Firma chce svým zákazníkům umožnit přívětivější způsob objednávání zboží a zároveň se zbavit časově náročné komunikace nad objednávkami. Vzhledem k tomu, že výroba jedné zakázky trvá v průměru 10 dní, není zde tlak na rychlost dodávky. Zákazník dopředu ví, že si týden dva počká. Firma zároveň příliš nevyrábí zboží na sklad, protože má i jiné aktivity.

Rozvaha nad potřebami a jejich transformace do podoby funkcí CMS

Z nastíněné situace je jasné, že firma by potřebovala redakční systém, který bude mít základní e-commerce funkce. V první řadě je to nějaký katalog produktů a detail produktu. Dále je nutný košík. Nutná naopak není integrace platební brány. Zákazník tak bude vybírat ze dvou možností – platba převodem na účet nebo platba na dobírku při převzetí produktu od přepravní společnosti. Z povahy zakázkové výroby není také potřeba napojení na skladové hospodářství.

Důležitá je automatizace objednávek směrem do firmy i směrem ven, ke klientům. Konkrétně tedy v podobě přijetí objednávky a jejího zařazení na počátek výrobního cyklu a v podobě automatických e-mailů informujících zákazníka o stavu objednávky (přijetí, vyhotovení, odeslání/předání dopravci), případně o evidenci nezaplacené objednávky, pokud zákazník zvolil platbu na účet. Vedení účetnictví by usnadnilo propojení ceny objednávek z webu s účetním systémem Pohoda. Hodit by se mohla funkce umožňující u produktu nastavit štítky typu Sleva/Akce a také funkce Související produkty.

Byznysový pohled na redakční systém

Nadupané funkce jsou jedna věc, ale odhadnout, jak dobře bude sloužit CMS vašim cílům a všem spolupracovníkům dlouhodobě, to chce zase trochu jiný pohled. Na nástroj samotný, na jeho tvůrce i na jejich obchodní model.

1. Co vše to umí a za kolik – Co vše redakční systém umí, byste měli vědět z přehledu funkcí. Rozhodující ale bývají finanční náklady. Ať už jde o nějaké řešení k pronájmu, nebo implementaci open source CMS, vždy byste měli vědět, co za danou cenu skutečně dostanete. Co přesně za funkce, vlastnosti a moduly je v základní ceně? Co jsou extra funkce a kolik stojí? Určitě je dobré také znát alespoň orientační cenu pravidelného servisu a aktualizací.
2. Nezávislost a udržitelnost – Kolik existuje dodavatelů, kteří pracují s daným redakčním systémem? Bude snadné v případě nespokojenosti nebo ukončení činnosti stávajícího dodavatele přejít k jinému? Nebude případný přechod znamenat výrazné navýšení nákladů na provoz?
3. Informační podpora a servis – Existuje k vybranému řešení dostatečná informační podpora v podobě aktivní komunity, diskusních fór, kvalitně zpracované nápovědy, návodů na YouTube?
4. Přizpůsobitelnost, rozvoj a integrovatelnost – Probíhá nějaký smysluplný a pravidelný rozvoj systému firmou či v případě open source vývojářskou komunitou? Jak ne/snadné je systém dále rozvíjet po vlastní ose? Můžou ho vůbec rozvíjet i další strany? Je možné přidávat do CMS další funkce? Existují pro systém kvalitní rozšíření třetích stran? Kolik jich je a které pokrývají oblasti? Lze systém propojit s nástroji, jako jsou například účetní systémy, CRM, nástroje pro e-mail marketing?
5. Bezpečnost – Na internetovou bezpečnost i s ohledem na GDRP se klade stále větší důležitost, je proto dobré znát bezpečnostní standardy vašeho řešení i to, jak se v něm zachází s citlivými daty. Zajímejte se o to, zdali redakční systém splňuje základní bezpečnostní standardy. Má-li nějaké renomované bezpečnostní certifikace (bezpečnost kódu).
6. Práce se systémem – Čím více je váš web ve středu marketingových aktivit, tím více uživatelů bude s redakčním systémem pracovat. Velmi důležitým bodem se tak stává vyladěné uživatelské prostředí. Jak dobře se s ním vašim marketérům, copywriterům či obchoďákům pracuje? Pohybují se v něm intuitivně a snadno najdou funkce, které potřebují? Využívají potenciál CMSka naplno nebo jim v tom něco brání?

Volba správného redakčního systému není jednoduchá věc. Pokud se ale inspirujete uvedeným postupem a při rozhodování nezanedbáte jednotlivé oblasti, určitě najdete kvalitní a vám vyhovující nástroj: redakční systém, který bude dobře plnit vaše požadavky. CMSko, u něhož náklady na zavedení a provoz budou představovat rozumnou investici v hospodaření firmy.